Kōkan

Rétrospective charrette au service de l’amélioration continue

L’amélioration continue, ça vous parle ? J’espère si vous êtes par ici😅. Cela fait maintenant plusieurs années que les agilistes en parlent en tout cas. Et bien avant eux, des entreprises comme Toyota l’avait théorisée avec la notion de Kaïzen.

Pas le temps pour s’améliorer, vous êtes sérieux ?

Alors pourquoi croisons-nous encore tellement d’équipes, de groupes de professionnels, d’entreprise qui nous répondent “pas le temps” quand nous évoquons la rétrospective… OK, peut être parce que certains apprentis sorciers ont fait de cette réunion de travail (choisissez, plusieurs propositions possibles) :

  • une zone de gamification sans vrai enjeu;
  • une foire à la discussion où la conclusion est toujours “c’est la faute des autres”… Evidemment, ne changez rien surtout…;
  • Nous retrouvons aussi les rétrospectives sans action concrète… que de temps passé pour rien !
  • Ou encore la version bisounours où “tout va bien, circulez y’a rien à voir !”…

Pourtant difficile de passer à côté de ce dessin. Il existe depuis tellement longtemps et est repris régulièrement sous différents formats que Google ne sait plus où donner de la tête :

On est trop occupé (charrette aux roues carrées
Résultat de Google Images

D’ailleurs, je ne pense pas avoir croisé une seule personne qui ne sourie pas en le voyant ou qui remette en question cette scène si connue. Alors, parlons un peu de ces 2 notions que sont l’amélioration continue et la rétrospective avec la rétrospective charrette !

L’amélioration continue, quelques rappels

La philosophie Kaïzen (le changement vers le meilleur) nous explique que la vie doit être jalonnée de petites améliorations continues si nous voulons nous épanouir chaque jour davantage. Classe, non ?

Cette notion a été inscrite dans les gènes de l’agilité et donc dans son manifeste agile :

À intervalles réguliers, l’équipe réfléchit aux façons de devenir plus efficace, puis modifie son comportement et l’ajuste en conséquence.

Manifeste agile pour le développement de logiciel

Ce concept se retrouve un peu partout dans l’agilité :

  • Le framework Scrum a posé le concept de “rétrospective” afin de “réfléchir à des pistes pour améliorer la qualité et l’efficacité”.
  • Extreme Programming fait de l’amélioration continue une pierre angulaire de son fonctionnement au quotidien.
  • C’est l’un des piliers de Heart of Agile;
  • LeSS nous dit “Ainsi, dans la pensée Lean et dans le LeSS, il n’y a qu’une amélioration continue vers la perfection.” Rien que ça !

Comme le rappel Scrum, cette phase d’amélioration continue peut toucher des sujets variés : “les individus, les interactions, les processus, les outils et leur Definition of Done”… ça me rappelle quelque chose l’ordre dans lequel Scrum écrit cette liste 🤔

Il n’y a pas qu’une seule façon d’envisager l’amélioration continue. Nous pouvons citer des dizaines et des dizaines d’outils ou de techniques permettant d’aborder ce vaste sujet (études des gaspillages, le 5S, PDCA…). La rétrospective est l’un de ses outils.

La rétrospective charrette

Comme toutes réunions de travail, la rétrospective se prépare. Vous pouvez utiliser le canvas 7P par exemple pour réfléchir au format le plus adapté pour la prochaine rétrospective de l’équipe. En effet, tous les formats de rétrospectives ne sont pas adaptés à toutes les situations d’équipe ou à tous les moments de vie d’une équipe.

La rétrospective charrette a pour but ici de faire prendre conscience à l’équipe qu’elle a parfois les ressources en “interne” pour améliorer sa propre efficacité.

Introduire la rétrospective charrette

Vous pouvez simplement demander à l’assistance si quelqu’un connait cette image.

Trop occupé pour s'améliorer, les roues carrées
Copyright AshitaBZH – Please ask for any use aurelien.morvant@gmail.com

Puis enchaîner en demandant aux “connaisseurs” s’ils veulent bien l’expliquer.

Cela vous permet ainsi de rebondir sur ce que l’équipe a exprimé en reformulant tout simplement les échanges. Vous repositionnez le concept d’amélioration continue et l’importance de faire un pas de côté de temps à autre pour observer ses propres dysfonctionnements.

Identifier les roues “carrées” de l’équipe

Dans un premier temps, l’équipe va se concentrer sur son fonctionnement, quelque soit le thème qui va émerger. Encore une fois, rappelons qu’une rétrospective ne se limite pas à de la technicité, même si l’équipe est constituée de nombreux techniciens. L’équipe, vue en tant que système, a tellement d’interactions que se limiter à l’aspect technique serait déraisonnable et contre productif.

La question à poser est simple au final, c’est après que ça se complique 🧠. Et donc la question :

Quelles sont les roues carrées de l’équipe ? Quelles sont les sujets où l’équipe se dit “nous sommes trop occupés !” ?

Je vous passe la phase cogitation individuelle et/ou en groupe; de regroupement des sujets; de votes si nécessaire pour prioriser les sujets à traiter dans le temps imparti. En fonction de ce qui émerge, l’animateur pourra gérer ce temps à sa façon. Je suis pour ma part assez fan de la Liberating Structure 1, 2, 4 all (parfois adaptée à 1, 2, all en fonction de la taille de l’équipe) qui permet une réflexion individuelle, un échange à binôme puis une prise de parole plus large.

Je suis quasiment sûre que des sujets tels que la documentation, les tests, le process de livraison ou encore les relations avec les utilisateurs finaux, le contenu des User Stories… devraient apparaître. Ils font partie des basiques qui sont peu/pas traités par l’équipe. Laissons l’équipe faire émerger ses propres sujets et prendre conscience de leurs roues carrées !

Les ressources “rondes” au sein même de l’équipe

Un travers que je constate régulièrement dans les rétrospectives, c’est cette grande capacité que nous avons à repousser assez rapidement les problèmes hors de nos frontières…En gros, ce n’est jamais de notre faute ! Dans les grands classiques :

  • oui mais, on n’a pas le temps !
  • et, les autres équipes avec lesquelles on travaille ne comprennent rien à l’agilité
  • oui mais, on n’a pas assez de ressources
  • et les autres… ok, j’arrête 😶‍🌫️

Dans cette rétrospective charrette, l’idée est d’amener les équipiers à se poser des questions sur les solutions que l’équipe possède déjà au sein de ses expériences passées, ses idées non exprimées, ses compétences non explorées…

Et si nous disposions déjà des roues rondes qui vont nous permettre d’aller plus vite ? Comment l’équipe peut déjà, à son niveau, faire un premier pas pour améliorer la situation ? Quelle différence cela ferait selon vous ?

L’enjeu dans cette formulation est bien de centrer l’équipe sur sa propre capacité de mouvement en évitant de blâmer “les autres” ou en comptant sur ces mêmes autres pour résoudre ses problèmes. Attention, ça peut piquer 🤕

Voici l’image qu’Aurélien nous propose pour support à la question :

Trop occupé pour s'améliorer, les roues rondes
Copyright AshitaBZH – Please ask for any use aurelien.morvant@gmail.com

N’oubliez pas les actions !

Un constat à propos des rétrospectives : sans action, les participants finissent par se dire que c’est un bon moment passé ensemble…. à papoter. Peut être l’un des plus gros griefs que nous pouvons entendre à propos de la rétrospective.

J’ai aussi vu des sujets être naturellement pris par l’équipe après une rétrospective. Au final, les échanges avaient suffi à faire prendre conscience aux équipiers qu’il fallait agir au quotidien sans avoir accolé une action particulière.

Il n’empêche qu’une action SMART aide toujours à focaliser l’équipe sur ce qu’elle a à faire pour lui donner cette satisfaction de progresser. Pour mémoire et sans s’étendre plus car ce n’est pas le sujet ici : SMART pour Spécifique – Mesurable – Atteignable – Réaliste/Raisonnable – Temps limité. Nous aurons l’occasion de reparler d’amélioration continue ou des actions dans d’autres articles à venir…

Ici l’idée est de transformer les potentiels roues rondes de l’équipe en action impactante pour l’efficacité de cette même équipe :

Par quelle roue ronde commencez-vous ? Pourquoi ? Quel résultat(s) visez-vous ? Et comment vous y allez ? Par quelles étapes passez-vous si nécessaire ?

Un dernier conseil du guide scrum : “La Scrum Team identifie les changements les plus utiles pour améliorer son efficacité. Les améliorations ayant le plus d’impact sont abordées dès que possible. Elles peuvent même être ajoutées au Sprint Backlog pour le prochain Sprint”

Alors, vous continuez à la pousser votre charrette aux roues carrées ?

Et toi cher Scrum Master du futur, est-ce que cela te donne des idées ?


Céline Coach Agile KoKan

Céline

Coach agile depuis plusieurs années, je suis une ancienne développeuse (en ASP 😅), formatrice, chef de project et Product Owner. J’ai grandi professionnellement au sein d’une start-up pendant 9 ans, j’y ai appris la persévérance, l’amélioration continue, le sens du client et la priorisation.

J’ai adoré découvrir l’agilité avec une équipe au top de l’efficacité, responsable et hyper prédictible. Comme quoi, ça existe ! Et c’était un plaisir d’en faire partie en tant que PO.

Aujourd’hui, j’aide, j’accompagne, je coache…les équipes sur ce chemin avec beaucoup de plaisir. J’adore parler agilité à des collectifs hors IT et à titre perso. Et j’adore aussi donner des conférences au ton parfois saignant.

Publié le 9 janvier 2024

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