11 conseils pour un forum ouvert

Ces derniers temps, j’ai eu l’occasion de participer à plusieurs forums ouverts avec différents résultats plus ou moins magiques. Avant toute chose, revenons à la base : à quoi correspond un forum ouvert ?

Le forum ouvert est né du constat qu’avec un grand groupe de personnes (jusqu’à plusieurs centaines), il est complexe d’animer une réunion dans laquelle tout le monde se sent utile en apportant sa pierre à l’édifice. Généralement, les discussions les plus utiles vont se dérouler à la machine à café. Créé il y a plus de 30 ans aux Etats-Unis, il s’est depuis exporté. À l’inverse d’une conférence ou grande messe d’entreprise, les participants sont actifs du début à la fin. Avant d’entrer dans les conseils voyons en quelques lignes le b.a.-ba.

Le concept

Sans ordre du jour préétabli, sans tables et sans limitation sur les questions, ce format peut sembler de prime abord désorganisé et producteur de résultats imprévisibles. Pourtant, grâce à quelques règles fondamentales, l’encadrement d’un forum ouvert va permettre de structurer les échanges. En s’appuyant sur l’auto-organisation et l’intelligence collective, il permet de faire travailler ensemble un grand nombre d’individus.

4 principes pour réussir un forum ouvert

Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes :

Vous vous êtes certainement déjà retrouvés à une réunion qui ne vous apportait pas assez. Pour ne pas froisser les autres membres, vous avez pris sur vous et attendu la fin. La loi des deux pieds vous libère de ce poids, si vous n’apprenez plus ou ne pouvez plus aider alors sentez-vous libre d’aller vers un autre sujet.

Ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver :

Dans les moments de discussions, partez du principe que les personnes présentes veulent investir leur temps avec vous sur ce sujet. Elles seront engagées et donneront le meilleur d’elles-mêmes.

Ça commence quand ça commence :

Suite à la session de travail, ne revenez pas en arrière sur vos dires et décisions, vos choix étaient les meilleurs dans le contexte donné pour un temps donné.

Quand c’est fini, c’est fini :

Enfin une session démarre à un instant et fini à un autre, respectez le timing et arrêtez les discussions quand la cloche retentit.

Des animaux totems 

• Les papillons suivent leurs envies, prennent une pause ou réfléchissent. Souvent, ils vont encourager les échanges informels et potentiellement recréer de nouvelles zones d’échanges à mi-chemin entre deux sujets.
• Les abeilles butinent sur les ateliers et pollinisent les idées, elles vont faire circuler les idées entre les ateliers en apportant une cohérence et en faisant la promotion des bonnes idées.

Les grandes phases d’un forum ouvert

Au démarrage, tous les participants se retrouvent en plénière pour définir ensemble l’ordre du jour autour du thème de la journée.

L’ouverture se réalise généralement tous ensemble en cercle. Chaque participant amène ses idées, ses questions ou même des urgences à traiter.

L’objectif est d’élaborer ensemble l’ordre du jour. Tout le monde doit s’y retrouver pour que l’engagement soit maximal. Ensuite lors des sessions de travail, les participants vont tous ensemble débattre des différents sujets sélectionnés.

En tant qu’organisateur ou sponsor, venir avec des réponses préfaites est à éviter, la délégation de pouvoir doit être maximale.Enfin, la clôture se passe à nouveau en plénière. Les participants vont partager leurs apprentissages en présentant la restitution co-réalisée.

Quelques ingrédients de la recette

Travailler durant une session de plusieurs heures avec 50 personnes demande une certaine organisation pour déterminer qui sont les participants, la logistique nécessaire, le déroulé, le produit en sortie, etc. Voici quelques conseils qui pourront vous aider à éviter certains pièges classiques d’un forum ouvert:

1. Un lieu pour ouvrir

Ce style d’atelier doit permettre de laisser libre cours à ses idées, veillez à avoir une salle où tout le monde peut apporter un sujet sans la moindre gêne physique et/ou mentale. A l’inverse des réunions ou conférences, ici il faut être actif.
Certains ne sont pas à l’aise avec le regard de l’assemblée, se lever devant 100 personnes nous fait sortir de notre zone de confort. Créez une zone où tout le monde peut se voir, pas uniquement ceux qui vont sur le devant de la scène.
Favorisez la libre circulation avec une salle suffisamment grande et sans mobilier, il n’est pas imaginable de faire lever 10 personnes pour accéder à la zone de partage ou pire encore avoir des personnes qui ne la voient pas. Une ouverture dans un amphithéâtre n’est pas possible par exemple.

2. Poser le cadre

Le concept est assez simple mais nécessite un minimum de cadre. Lors de l’introduction rappelez les 4 principes, les 2 postures animales et la loi des deux pieds. Autant les principes sont faciles à saisir, les autres sont moins évidents à appréhender lorsque nous sommes débutants. Expliquez les avec des exemples concrets.

3. Le thème

Dans le cas d’un forum ouvert en entreprise, ne pas cadrer par une thématique va laisser place soit à un vide d’idées soit à une divergence trop accrue. La restitution risque ensuite d’être complexe à animer. Ce type d’atelier peut avoir pour but de résoudre plusieurs sujets d’un même thème (une offre, une organisation, des nouvelles pratiques, etc.), si besoin vous pouvez créer des zones par thèmes.

4. Récolter les sujets 

Lorsque le public est motivé et comprend bien le fonctionnement, nous allons vite avoir plus de sujets que d’espace, la place du marché peut même devenir inondée. L’ordre du jour doit pouvoir être traité dans le temps imparti. Limitez le nombre de sujets. Cela ne veut pas dire arrêter la collecte, mais permettre une sélection collective suite à un pitch ou une discussion puis un vote.

5. Timeboxer les sessions

Portez le concept du principe « Quand c’est fini, c’est fini » aux sessions et non pas qu’au forum ouvert. Il faut savoir passer au sujet suivant et laisser la place. Le facilitateur devra veiller au grain !

6. Les lieux d’échanges

Une fois les sujets votés, ils vont être répartis géographiquement pour permettre de ne pas déranger les voisins (nuisance sonore). A contrario les éloigner va forcer les participants à faire de nombreux pas et perdre de précieuses minutes. Ils ne voudront plus bouger et iront parfois même à l’encontre de la loi des deux pieds. Faites ressortir les zones de regroupement via des totems. Préférez une zone facilement repérable par une image plutôt qu’un mot (ex: ampoule, bateau, cheval, vague, étoile, etc.)

9. Visualiser continuellement

Une fois le forum démarré le public se sépare et va vers son centre d’intérêt le plus fort. Ce dernier peut évoluer, ils souhaiteront alors migrer vers un nouveau sujet. Créez une zone de management visuel avec le programme et les premières restitutions sous forme de dessins, mindmap, nuage de mots, etc. (voir aussi « Forum ouvert, la salle des nouvelles »).

10. Restitution

L’humain est curieux et souhaite souvent être partout. Malheureusement il n’est pas divisible. Faites une restitution dans laquelle chaque groupe partagera les apprentissages. Quel format, Combien de temps, Quel support ? Toutes les réponses doivent être abordées lors de l’introduction. Profitez-en pour pousser les groupes à élire un secrétaire. Il prendra en notes les échanges et en fera la retranscription. Il devra être autant que possible neutre pour ne pas ajouter d’interprétations personnelles. Une restitution durant les sessions de travail permettra également aux nouveaux arrivants de s’intégrer plus facilement.

11. Cercle de clôture

En fin de forum ouvert, invitez tous les participants (qui se connaissent maintenant mieux) à présenter les restitutions réalisées au cours des sessions de travail. Préférez les paperboards gribouillés de schémas, dessins et graphiques, ils seront plus exploitables que les proses écrites. C’est aussi le moment pour définir un plan d’action global (en rapport avec le thème de la journée). Profitez-en aussi pour récupérer le ressenti des participants sur ce nouveau format et récupérer du feedback en vue du prochain forum ouvert.

Le forum ouvert est un format incroyablement efficace à condition qu’il soit préparé. Le flottement par un manque d’organisation n’est pas permis. La méthode des 7P vous sera utile pour cadrer votre forum ouvert.

Toutefois, nous ne pouvons jamais savoir avec exactitude ce qu’il va se passer, dans ce type d’événement nous donnons la liberté aux participants d’énoncer, d’analyser les problèmes majeurs et de trouver des solutions par eux-mêmes. Les décisions et plans d’actions qui en ressortiront seront souvent plus solides et durables. Ils seront également mis en place plus rapidement car tous auront fait partie du lancement et seront donc convaincus.

Maintenant il n’y a plus qu’à se lancer et vivre l’expérience !

Nelson

Nelson commence sa carrière en tant que développeur puis rejoint Xebia en 2016 pour réaliser des produits data et digitaux. 

Durant sa carrière, Nelson intervient dans des entreprises telles que BNP, Galeries lafayette, Société Générale, Orange jusqu’à assumer la direction de l’ingénierie d’une partie du PMU. 

Ses 10 ans d’expérience et son rôle de Release Train Engineer de 14 équipes,  lui ont confirmé l’importance de garder au coeur des préoccupations et à tout niveau de l’entreprise : la qualité logicielle, la mesure (Efficience, Qualité, Produit et Compétence) et le release management.

C’est ainsi qu’il décide de rejoindre le collectif KōKan pour créer le pure player en delivery management regroupant des consultants experts (coach, scrum master et RTE) sur Paris et Rennes.