La réunion efficace : un concept dingue !

La réunion efficace est un concept qui vous parait fou et vous n’êtes pas seul dans ce cas…Les statistiques sont affligeantes :

Nous avons interrogé 182 cadres dans divers secteurs d’activité :

– 65 % déclarent que les réunions les empêchent de mener à bien leur propre travail.

– 71 % déclarent que les réunions sont improductives et inefficaces.

– 64 % déclarent que les réunions se font au détriment d’une réflexion approfondie.

– 62 % déclarent que les réunions manquent des occasions de rapprocher les membres de l’équipe.

Harvard Business Review

Cette article date de 2017 et de notre point de vue, pas grand chose n’a changé. Pire avec la pandémie et l’augmentation du distanciel, une caméra éteinte, des participants qui font autre chose…C’est une vraie catastrophe et cela casse toutes les possibles motivations d’une organisation. Et adieu la réunion efficace !

By failing to prepare, you are preparing to fail

Benjamin Franklin

On vous le laisse dans la langue de Shakespeare, car cela sonne mieux. En résumé, pour des réunions efficaces, la préparation est essentielle. Nous vous proposons de découvrir au travers du petit protocole des 7P de Gamestorming le moyen de révolutionner vos réunions.

Purpose, l’objectif de votre réunion

En tant que leader, vous devez être en mesure de l’énoncer clairement et succinctement.

Considérez l’urgence de la réunion : que se passe-t-il et qu’est-ce qui brûle ? S’il est difficile de l’exprimer, demandez-vous si la réunion est nécessaire.

L’art du leadership consiste à dire non, pas à dire oui. Il est très facile de dire oui.

Tony Blair

Si l’objectif de la réunion n’est pas clair… Je vous invite à lire l’article de Céline sur “Le gaspillage version lean : une approche pour le Scrum Master“. Faites vous un cadeau, annulez cette réunion.

Product, le produit de votre réunion

Quel artefact spécifique allons-nous produire à l’issue de la réunion ? Quel sera son rôle et comment soutiendra-t-il l’objectif ?

Si vos réunions semblent se résumer à des discours sans suite, réfléchissez à la manière dont un produit pourrait changer les choses.

La majorité des réunions doit être consacrée à des discussions qui aboutissent à des décisions.

Patrick Lencioni (5 dysfunctions of a Team)

Malheureusement, beaucoup de réunions n’ont pas cette clarté sur ce que nous devons produire. De fait, il y a un manque cruel de focus et un gros sentiment d’inachevé en fin de session. Les gens quittent la session et une nouvelle réunion va être organisée.

People, les humains dans la réunion efficace

Qui doit être présent et quel sera son rôle ?

Une façon de cibler votre liste de participants est de penser en termes de questions et de réponses. À quelles questions répondons-nous avec cette réunion ? Qui sont les bonnes personnes pour répondre à ces questions ?

“Les lignes de communication et taille de l’équipe”

Plus le nombre de participants est élevé, plus le risque en termes de qualité de la communication est grand lors de votre réunion. Essayez autant que possible de limiter le nombre de participants, surtout si votre intention est de collaborer.

Process, comment ça va se passer?

Quel agenda ces personnes utiliseront-elles pour créer le produit ?

La création de l’agenda est certainement l’espace le plus constructif que vous pourriez avoir avec vos futurs participants. Collaborer avec ses participants pour établir un agenda permet en général de s’ assurer qu’ils participeront et resteront engagés.

Nos conseils :

• Au début de votre réunion : Les participants sont malheureusement confrontés à des réunions qui se succèdent. Prenez le temps de leur souhaiter la bienvenue. Rechercher les Check In (de plusieurs façons, le plus simple étant la table ronde).
• A la fin de votre réunion : Dans votre conception, n’oubliez pas de prévoir un moment dédié à la clôture de votre session. Le pire arrive lorsque des participants quittent la réunion sans savoir où ils en sont ni quelles pourraient être les prochaines étapes.
• Délégation de rôles : vous pouvez déléguer des responsabilités aux participants. L’un des avantages est qu’ils s’impliquent davantage dans la réunion. L’exemple le plus connu est se trouve dans “les rôles délégués” d’Alain Cardon :
  • Le “Facilitateur” : c’est vous à priori. Vous pouvez déléguer ce rôle afin de participer pleinement aux conversations, sans intermédiaire entre le processus de la réunion et son contenu.
  • Le “Pousseur de Décision” ou Decision Driver : il/elle va encourager le groupe à prendre des décisions et à agir avant de passer au sujet suivant. Il prend note des décisions (et parfois du contenu des discussions).
  • Le garant du temps ou Time Cadencer : il/elle arrête le groupe à intervalles réguliers et juste avant la fin afin que le groupe soit conscient du temps écoulé et puisse passer d’une activité à l’autre. Attention, il a un rôle informatif à la difference du Time Keeper qui malheureusement peut bloquer et être rude. La décision reste au niveau du groupe.
  • Le Méta-observateur : il/elle donne son avis sur le contenu et le déroulement de la réunion, ainsi que sur la dynamique du groupe. On lui laisse généralement les cinq dernières minutes de la réunion. Les autres participants écoutent et ne challengent pas.
  • Le Scribe : il/elle note les principaux points abordés et décidés au cours de la réunion.
• Investir dans la Facilitation

Pitfalls, les risques à identifier

Quels sont les risques liés à cette réunion et comment allons-nous les gérer ?

Il peut s’agir de règles de base aussi simples que “pas d’ordinateur portable”, “vidéo en marche” ou de sujets plus spécifiques.

Nos conseils :

Définissez dès le départ un accord de travail (working agreement) ou un accord d’équipe et demandez à vos participants de l’approuver. Vous pourrez ensuite l’utiliser pendant la réunion pour garantir un certain niveau d’efficacité lorsque certains comportements ont un impact sur le rythme de la réunion.

Exemple de canevas d’accord d’équipe pour la collaboration à distance qui nous vient d’une mine d’or qu’est le site de Collaboration Superpowers de Lisette Sutherland:

Préparation, ou échoue !

Que serait-il utile de faire à l’avance ?

Il peut s’agir de documents à lire à l’avance, de recherches à effectuer ou de “devoirs” à confier aux participants.

Nos conseils :

N’hésitez plus, vous pouvez diviser une réunion en deux parties si vous considérez que les participants ne sont pas prêts. La première partie sera consacrée à la préparation et la seconde à la collaboration et/ou à la prise de décision.

Vous le savez : les pires réunions sont celles où les participants ne sont pas préparés ou prêts, la conversation n’avance pas, on se répète, aucune décision ne peut être prise. Le retour sur investissement est donc nul. Très loin d’une réunion efficace donc…

Practical concerns, les enjeux logistiques

Il s’agit de la logistique de la réunion – où et quand, et surtout, qui apporte le déjeuner.

Nos conseils :

• En cas de réunion à distance :
  • Allez-vous utiliser un environnement collaboratif ( Miro / Mural / Klaxoon / WhiteBoard ) ?
  • Où allez-vous sauvegarder les documents dont vous pourriez avoir besoin ou que vous pourriez générer au cours de la réunion.
  • Le rythme des pauses ? 10 min toutes les 50 minutes est une bonne base de départ. Rappelez-vous que le temps d’attention en distanciel est autour de 7 minutes.
• Dans le cas d’une réunion face à face :
  • Disposons-nous de suffisamment d’espace pour la réunion ?
  • Y a t’il du café ?
• Où mangeons nous ? Hybride, distanciel et présentiel, cette question reste essentielle.

Pour une réunion efficace…

Nous passons beaucoup de temps en réunion. Le retour sur investissement est très limité et a un impact important sur la motivation de nos organisations. N’hésitez pas à revisiter vos réunions existantes et à appliquer les 7P (crédit : James Macanufo), que nous vous avons présenté dans cet article.

Notre invitation est de ne jamais accepter l’un des plus grands gaspillages du système de production Toyota : Muda – Muda signifie gaspillage, inutilité et futilité, ce qui est en contradiction avec la valeur ajoutée. Muda se réfère à des processus ou des activités qui n’ajoutent pas de valeur.

Pour aller plus loin, n’hésitez plus à lire l’article de Céline sur “Le gaspillage version lean : une approche pour le Scrum Master“.

Nous vous souhaitons à toutes et tous de bonnes expériences et enfin une réunion efficace et fructueuse.

Simon

Simon est coach agile, facilitateur et associé chez KoKan. Après quelques années passées en Asie, il a retrouvé avec sa tribu la Bretagne.

Cette expérience de manager d’une équipe diverses lui a permis de mieux comprendre la complexité d’une organisation et du positionnement des leaders. Aujourd’hui coach et entrepreneur, il danse avec le changement pour faire grandir son organisation, ses clients et ses équipes.

Il est tombé dans l’agilité il y a une dizaine années après une brève carrière de développeur. Il s’intéresse aux dynamiques d’organisation, à la gestion de produit et à la facilitation.