Kōkan
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Comment le Transition canvas sauve la continuité opérationnelle

“Un collaborateur qui part, c’est une bibliothèque qui brûle.” Librement inspiré d’un proverbe ancestral, cette métaphore illustre l’impact qu’un départ peut avoir sur le collectif. Parmi les outils que j’ai essayés depuis mon arrivée chez Kokan, le Transition Canvas est probablement le plus impactant sur ce point ! Facilement actionnable, il m’a permis de gérer efficacement les départs de plusieurs personnes-clé chez mon client.

Développé en interne par Simon, c’est un outil de management visuel recensant toutes les facettes de l’activité d’un collaborateur. Pour chaque personne qui partait, je lui ai demandé de remplir le questionnaire au fil de l’eau pendant deux semaines, afin d’avoir le recul nécessaire pour identifier toutes les occurrences pertinentes.

Quoi ?

1: Quelles tâches est-ce que j’effectue au quotidien ?

2: Quels sont les réunions auxquelles j’assiste ?

3: Quels documents est-ce que j’utilise ?

Pour chacun de ces éléments, c’est le moment parfait de se poser la question : “est-ce toujours pertinent ?”, puis de remiser au placard ce qui n’est plus d’actualité.

Ce format est en licence Creative Commons BY, n'hésitez pas à vous l'approprier !
Ce format est en licence Creative Commons BY, n’hésitez pas à en servir !

Qui ?

Après avoir identifié les éléments, il est temps de déterminer qui va en reprendre la responsabilité. Lorsque le remplaçant est déjà arrivé, c’est plutôt évident. Pensez tout de même à challenger le périmètre parfois plus vaste que le poste.

Il est parfois nécessaire de distribuer les responsabilités. Gardez en tête que toute charge additionnelle n’est pas anodine, il est donc important de valider la compréhension des tâches et la capacité des nouveaux responsables, avant et après la passation.

Bonne pratique : c’est aussi le moment idéal pour mettre à jour la documentation des processus concernés.

Quand ?

Tout de suite ! Placez le nouveau collaborateur en responsabilité au plus tôt, et estimez le temps nécessaire à atteindre l’autonomie. Vous aurez désormais une feuille de route qui permettra de préparer le départ d’un collaborateur avec le moins de stress possible ! Le partant aura pour charge de faciliter la montée en compétence de ses successeurs et de passer au plus tôt en support plutôt qu’en responsable. Car vous le savez, c’est en forgeant…

Publié le 28 janvier 2025

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